これまで多くの企業に防災備蓄品を納入してきましたが、ご担当者様からお聞きしたお悩みは、ほぼ共通しています。
- 防災備蓄品ごとに賞味期限がバラバラで管理が面倒
- 全国に支社・支店があり、数量・期限の管理が大変
- 入替えの予算が、どれくらいになるのかわからない
- 人事異動で担当者が変わるときに、引き継ぎがうまくできない
防災備蓄品の数量と期限の管理ができていないと、いざ災害時に使おうとしたときに困ります。業務面でも、入替え計画が作れませんし、予算をいくら取るべきなのかもわかりません。手間がかかるとは言え、災害時の従業員の安全、事業継続のためには、組織として防災対策は必要不可欠。しかも、防災備蓄品の入れ替えは数年に一度と頻度こそ少ないのですが、かなり負荷のかかる業務です。
『日常業務が忙しくて手が回らない。できれば誰かに変わってやってもらいたい』
というのが、ご担当社様の本音ではないでしょうか。
弊社の「防災備蓄 期限管理システム」は、こうしたお声の中から生まれ、バージョンアップを重ねながら使いやすさを改善してきました。
それでは、ここからは、弊社の「防災備蓄 期限管理システム」がどのようなもので、他社のサービスと比べどこが優れているのかを、順にご説明いたします。
目次
１.そもそも、防災備蓄品の賞味期限はどうしてバラバラになるのか
最近では、防災備蓄品は保存期間が５年であれば、購入した時点で５年以上の保存期間が残るようになっており、製造から５年６ヶ月程度の保存期間を残し、出荷されるものが多くなっています。
同じ商品でも、ひとつの製造ラインで具材を入替えながら別の味を製造することがあり、味が違うと賞味期限が違ってくるような場合があります。
この為、同じタイミングで同じアイテムを買っても、賞味期限が若干違う商品が納品される場合がほとんどです。
また、災害はある程度エリアが集中して発生する為、防災備蓄品を使用したエリアで補充を行うと、新しい賞味期限の備蓄品がリストに加わります。
以上のようなことから、賞味期限を一つに揃えることは、なかなかできないのです。
２.防災備蓄品の管理は、なぜうまくいかないのか
一般に人事異動が３年から５年に１度ある企業が多いのですが、防災備蓄品の入れ替えは、その間１度あるかどうか。多くの企業で、データをエクセルで管理をしている事例が多いのですが、人事異動の後、後任の方にファイルが引き継がれないことが多いようです。
残念ながら、頻度が少ないが故、引き継ぎの項目の中でも、重要度が低くなる傾向があるようです。
支社・支店が多い場合、さらに管理は難しくなります。
１ヶ所でも更新されず正しくないデータがあると、全体としては「正しくないデータ」となってしまいます。
３.「防災備蓄 期限管理システム」はどのような仕組みなのか
防災備蓄品をエクセル等で管理するのではなく、クラウド上に備蓄品のデータを置いておき、ログインIDとパスワードを持った管理者が、いつでもどこにいても、閲覧できるようにした仕組みです。賞味期限が切れる前に、ご指定のアドレスにアラートメールが届きます。
４.「防災備蓄 期限管理システム」にできること
- ネットに繋がった様々なデバイスからアクセスし、いつでもどこにいても閲覧が可能
- どの拠点に何がどれだけあり、賞味期限がいつまでなのか、一元管理することが可能
- 本社の担当者は全国の備蓄、支店の担当者は支店の備蓄のみなど、閲覧権限の設定が可能
- 画面上でアイテムの抽出や並べ替えが可能
- CSVファイルでダウンロードし加工が可能
- 賞味期限が切れる前にアラートメールを送ることが可能
（デフォルトは360日前、180日前。これ以外に何日でも自由に任意設定が可能）
５.他社の「防災備蓄 期限管理システム」とはどこが違うのか
弊社のシステムは、お客様による入力ではなく、弊社が代行して入力しますので、ご担当者様の負担が大幅に軽減されます。
他社のシステムは、月額でIDだけ発行し、入力そのものはご担当者様ご自身で行う形式のものが多いのですが、これではエクセルで管理するのとなんら変わりません。
入力作業を分散し、支店・営業所が入力するようにした場合、どこか一ヶ所でも正しい入力がなされないと、もう全体として正しいデータベースとは言えなくなります。
結果として、毎月課金だけ発生するものの、ほとんど使われず放置され「使えないシステム」となってしまう事例が多いように思われます。
６.導入コストはどれくらいかかるのか
サービス単体でご利用をご希望の場合、費用は、最初に初期登録費用、月次で入力及びデータ管理費用、サーバー管理費用、セキュリティ管理費用として、以下の料金が発生します。
情報量＝レコード（リスト行数）1000行までは定額制、それ以上は従量制となります。
| データ量（リスト行数） | 金額（円） |
|---|---|
| 初期登録費用 | 80,000円（初回のみ） |
| 500行まで | 45,000円／月 |
| 1,000行まで | 85,000円／月 |
| 1,000行以上 | 85,000円+（行数-1000×４５円）／月 |
７.導入するにはどうしたら良いのか
登録には、現状の防災備蓄品のリストをご用意いただく必要があります。弊社でご購入いただき納入をさせていただいた場合は、弊社で商品、数量、場所が把握できておりますので、この分のリストは不要です。既存分の備蓄品のリストをご用意ください。
備蓄の現状が把握できていない場合、棚卸しを代行することも、有料のサービスとして承っております。
セキュリティ面もご安心ください。
- サーバーは世界シェア１位のAmazonのクラウドサーバーAWSを使用
- 安心のデジサート社セキュリティ（SSL/TLS）を使用
ご紹介しきれていませんが、備蓄倉庫の図面や写真をアップロードすることも可能。
「期限管理システム」をお使いいただくことで、積み上げられてきた災害対策の内容が、組織として引き継がれていきます。災害時にご担当者様がどこにいても、スマホやタブレットなどのデバイスさえあれば、社内のどこから何を出すか、的確で早い判断・指示が可能となります。
ぜひ、弊社の「期限管理システム」をご検討ください。